Sổ sách kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp mới thành lập. Việc lập và quản lý sổ sách kế toán một cách chặt chẽ và đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về pháp lý, mà còn là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh hiệu quả, minh bạch tài chính và nâng cao năng lực quản trị.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình làm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập, từ các loại sổ sách cần thiết, quy trình ghi sổ kế toán, các văn bản pháp lý liên quan, đến các công cụ hỗ trợ và những lưu ý quan trọng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn đang hoặc sẽ thành lập doanh nghiệp.
Các loại sổ sách kế toán doanh nghiệp cần thiết và cách lập
Sổ Nhật ký chung
Xem thêm: TÀI LIỆU TỰ HỌC KẾ TOÁN CƠ BẢN TỪ A-Z CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
Sổ Nhật ký chung là một trong những sổ sách kế toán cơ bản và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, theo biên lai, chứng từ phát sinh.
Xem thêm: Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về đặt in hóa đơn
Cách lập Sổ Nhật ký chung:
- Ghi đầy đủ các thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: ngày, chứng từ số, diễn giải, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, số tiền.
- Các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ theo trình tự thời gian.
- Cuối mỗi trang, tổng cộng số tiền Nợ và Có, đảm bảo số dư Nợ = số dư Có.
Sổ Cái
Sổ Cái là sổ dùng để tập hợp, theo dõi, phản ánh tình hình biến động của các tài khoản kế toán trong doanh nghiệp theo trình tự thời gian.
Cách lập Sổ Cái:
- Mỗi tài khoản kế toán được mở một trang sổ riêng.
- Ghi đầy đủ các thông tin: Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản, Ngày, Chứng từ số, Diễn giải, Số tiền Nợ, Số tiền Có, Số dư Nợ, Số dư Có.
- Số dư cuối kỳ của tài khoản ở Sổ Cái phải khớp với số dư cuối kỳ của tài khoản đó trên Bảng cân đối kế toán.
Sổ Chi tiết
Sổ Chi tiết là sổ dùng để ghi chép, theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình biến động của từng đối tượng kế toán (như: Tiền, Hàng tồn kho, Tài sản cố định, Công nợ,…) trong doanh nghiệp.
Cách lập Sổ Chi tiết:
- Mỗi đối tượng kế toán được mở một trang sổ riêng.
- Ghi đầy đủ các thông tin: Tên đối tượng, Ngày, Chứng từ số, Diễn giải, Số lượng, Đơn giá, Số tiền Nợ, Số tiền Có, Số dư.
- Số dư cuối kỳ của đối tượng ở Sổ Chi tiết phải khớp với số dư cuối kỳ của tài khoản tương ứng trên Sổ Cái.
Ngoài ra, một số sổ sách kế toán khác như Sổ Quỹ, Sổ Ngân hàng, Sổ Vật tư, Sổ Tài sản cố định,… cũng cần được lập và quản lý chặt chẽ tùy theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Cho Người Mới Bắt Đầu
Quy trình ghi sổ kế toán theo từng giai đoạn
Ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ kế toán phát sinh (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, …)
- Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian.
- Căn cứ vào các nghiệp vụ ghi trong Sổ Nhật ký chung, ghi số liệu vào các tài khoản kế toán tương ứng trên Sổ Cái.
Tổng hợp số liệu kế toán
- Tổng hợp số liệu từ các Sổ Chi tiết vào các tài khoản tương ứng trên Sổ Cái.
- Kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên Sổ Chi tiết và số liệu trên Sổ Cái.
- Lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,… căn cứ vào số liệu trên các sổ sách.
Đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán
- Đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu trên các chứng từ gốc, báo cáo tài chính.
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các ghi chép trên sổ sách.
- Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót (nếu có).
Lập báo cáo tài chính
- Căn cứ vào số liệu trên các sổ sách, lập Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các báo cáo tài chính.
- Trình báo cáo tài chính cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn cách lập hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng
Luật kế toán và các văn bản pháp quy liên quan
Luật kế toán
Luật Kế toán 2015 là văn bản pháp luật quan trọng nhất, quy định về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm các nội dung chính như:
- Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của Luật Kế toán
- Các nguyên tắc, yêu cầu, chế độ kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Lập, kiểm tra, phê duyệt, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán
- Lập và công bố báo cáo tài chính
Xem thêm: Khóa Học Kế Toán tại Long Thành Đồng Nai
Chế độ kế toán doanh nghiệp
Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định chi tiết về:
- Hệ thống tài khoản kế toán, nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Hướng dẫn lập và trình bày Báo cáo tài chính
- Yêu cầu về sổ sách, chứng từ kế toán
3. Các văn bản pháp luật liên quan
Ngoài Luật Kế toán và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp, các doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản pháp luật liên quan khác như:
- Luật Doanh nghiệp
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Luật Quản lý thuế
- Các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thực hiện
Việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến lĩnh vực kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh các vi phạm và rủi ro pháp lý.
Công cụ hỗ trợ làm sổ sách kế toán hiệu quả
Phần mềm kế toán
Để quản lý và lập sổ sách kế toán hiệu quả, các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng. Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay như:
- MISA SME.NET
- Evolv Accounting
- Acc24h
- Misa Bravo
Các phần mềm này giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kế toán, ghi sổ, lập báo cáo nhanh chóng và chính xác.
Công cụ văn phòng
Ngoài phần mềm kế toán, các công cụ văn phòng như Excel, Google Sheets cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập và quản lý sổ sách kế toán. Các công cụ này giúp doanh nghiệp thiết lập mẫu sổ sách, tính toán số liệu một cách thuận tiện.
Dịch vụ kế toán ngoài
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài cũng là một lựa chọn tốt. Các công ty cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập sổ sách, báo cáo tài chính đúng quy định.
Việc lựa chọn và sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý sổ sách kế toán một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Lưu trữ và bảo quản sổ sách kế toán
Lưu trữ sổ sách kế toán
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải lưu trữ các sổ sách, chứng từ kế toán trong thời hạn tối thiểu 10 năm, kể từ thời điểm kết thúc năm tài chính. Các sổ sách, chứng từ kế toán cần được lưu trữ theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và dễ tra cứu.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp như lưu trữ bằng văn bản, lưu trữ điện tử hoặc kết hợp cả hai hình thức.
Bảo quản sổ sách kế toán
Các sổ sách, chứng từ kế toán cần được bảo quản cẩn thận, tránh các tác nhân phá hủy như ẩm ướt, cháy nổ, côn trùng, hóa chất. Doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo quản phù hợp như:
- Lưu trữ trong tủ hoặc hộp chống ẩm, chống cháy
- Định kỳ kiểm tra, vệ sinh, khử trùng
- Bảo vệ an ninh, phòng chống trộm cắp
Việc lưu trữ và bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán một cách nghiêm túc không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ sở quan trọng để tra cứu, kiểm tra, xác minh các hoạt động kinh tế trong quá khứ.
Xem thêm: Định Khoản Kế Toán Là Gì? Quy Trình Và Nguyên Tắc Cơ Bản
Vai trò của sổ sách kế toán trong quản lý doanh nghiệp
Công cụ giám sát, kiểm soát tài chính
Sổ sách kế toán cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinhtế của doanh nghiệp. Qua việc lập và quản lý sổ sách kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát các khoản thu, chi, tài sản, nợ phải trả, công nợ khách hàng, từ đó đưa ra các quyết định quản lý tài chính hiệu quả.
Sổ sách kế toán cũng giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó điều chỉnh kế hoạch, chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Cơ sở xác minh, kiểm tra, thanh tra
Sổ sách kế toán là cơ sở để xác minh, kiểm tra, thanh tra hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp sổ sách kế toán để kiểm tra tính chính xác, đúng quy định của các giao dịch tài chính.
Việc lưu trữ sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và dễ tra cứu sẽ giúp doanh nghiệp tự tin trước các cuộc kiểm tra, thanh tra, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh được các rủi ro pháp lý.
Xem thêm các khóa học Kế Toán Thực Hành tại đây