Định khoản kế toán là gì?
Khi các nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, lương,… diễn ra tại doanh nghiệp, kế toán cần ghi nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ lên sổ sách kế toán thông qua các tài khoản kế toán. Cụ thể là kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ và xác định các tài khoản kế toán có liên quan đến nghiệp vụ đồng thời vận dụng nguyên tắc ghi Nợ và ghi Có để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. Hoạt động này được gọi là định khoản kế toán.
Như vậy, có thể thấy định khoản kế toán là ghi nhận các thông tin kế toán vào tài khoản phù hợp sao cho đúng với giá trị của giao dịch thông qua phân tích nghiệp vụ. Có hai loại định khoản kế toán là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp:
- Định khoản đơn giản: nghiệp vụ kế toán phát sinh chỉ liên quan đến 02 tài khoản
- Định khoản phức tạp: nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến 03 hoặc nhiều hơn 03 tài khoản.
Cả hai loại định khoản kế toán đều phổ biến và được sử dụng thường xuyên tại các doanh nghiệp. Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, kế toán doanh nghiệp phải ghi chép thông tin kế toán thủ công vào sổ sách kế toán bằng giấy. Ngày nay, với sự ra đời của các phần mềm kế toán hỗ trợ, hoạt động ghi chép định khoản kế toán diễn ra ngay trên phần mềm. Thậm chí có những phần mềm thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS – phần mềm có tính năng tự động hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế sau khi nhập khẩu thông tin từ hoá đơn.
Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Thực Hành tại Bình Dương Uy Tín, Chất Lượng
Các nguyên tắc định khoản kế toán cần biết
Nguyên tắc phù hợp
Nguyên tắc phù hợp (matching principle) là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong định khoản kế toán. Theo đó, các khoản chi phí phát sinh phải được ghi nhận và phân bổ vào cùng kỳ kế toán với các khoản doanh thu mà chúng tạo ra. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và phù hợp của thông tin kế toán, không làm méo mó lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng kỳ.
Ví dụ, chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng phải được ghi nhận vào cùng kỳ với doanh thu từ việc bán hàng của nhân viên đó. Chi phí quảng cáo để quảng bá sản phẩm phải được ghi nhận vào cùng kỳ với doanh thu bán sản phẩm đó.
Xem thêm: Các Khóa Học và Thi Chứng Chỉ Kế Toán tại TP.HCM
Nguyên tắc nhất quán
Nguyên tắc nhất quán (consistency principle) yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng các phương pháp kế toán như định khoản, ghi nhận, đánh giá… một cách nhất quán trong suốt các kỳ kế toán. Việc thay đổi các phương pháp kế toán chỉ được thực hiện khi có lý do chính đáng và phải được thuyết minh rõ ràng.
Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp đảm bảo tính so sánh được của thông tin kế toán, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý và các bên liên quan trong việc đánh giá, phân tích tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nguyên tắc trọng yếu
Nguyên tắc trọng yếu (materiality principle) yêu cầu doanh nghiệp chỉ ghi nhận, định khoản và trình bày những thông tin kế toán có ý nghĩa và tầm quan trọng đối với người sử dụng. Các khoản mục không trọng yếu có thể được gộp chung hoặc bỏ qua mà không ảnh hưởng đáng kể đến quyết định của người dùng.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể không cần định khoản chi tiết cho các khoản chi phí nhỏ lẻ, mà chỉ cần tổng hợp chung vào một khoản mục “Chi phí khác”.
Nguyên tắc thận trọng
Nguyên tắc thận trọng (prudence principle) yêu cầu doanh nghiệp phải thận trọng khi ghi nhận và định khoản các khoản mục kế toán, đặc biệt là các khoản dự phòng, chi phí và lỗ. Các khoản lợi nhuận chưa thực hiện chỉ được ghi nhận khi chắc chắn sẽ thu được, còn các khoản lỗ và chi phí có khả năng xảy ra thì phải được ghi nhận ngay.
Ví dụ, khi doanh nghiệp có khoản phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng ngay, thay vì chờ đến khi không thu hồi được mới ghi nhận.
Nguyên tắc giá gốc
Nguyên tắc giá gốc (historical cost principle) quy định rằng các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu phải được ghi nhận và định khoản theo giá trị ban đầu khi phát sinh, chứ không phải theo giá trị thị trường.
Ví dụ, một tài sản cố định được mua với giá 100 triệu đồng sẽ được ghi nhận và định khoản theo giá 100 triệu đồng, ngay cả khi giá thị trường của tài sản đó hiện nay là 150 triệu đồng.
Xem thêm: Nơi Đăng Ký Khóa Học Kế Toán Uy Tín Nhất tại Nhơn Trạch
Cơ sở pháp lý cho định khoản kế toán
Định khoản kế toán được quy định và hướng dẫn trong các văn bản pháp luật về kế toán, bao gồm:
- Luật Kế toán (2015): Quy định các nguyên tắc, phương pháp và yêu cầu về định khoản kế toán.
- Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS): Cung cấp hướng dẫn chi tiết về các phương pháp định khoản cho từng loại nghiệp vụ kinh tế cụ thể.
- Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (2014): Quy định cụ thể về định khoản các khoản mục trong Báo cáo tài chính.
- Thông tư hướng dẫn về kế toán, chế độ kế toán của các Bộ, ngành: Bổ sung, hướng dẫn định khoản cho các lĩnh vực riêng biệt.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các quy định về thuế, đảm bảo sự phù hợp giữa định khoản kế toán và định khoản thuế.
Hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ định khoản kế toán
Định khoản chi phí
Khi phát sinh các khoản chi phí, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng chi phí, căn cứ vào:
- Mục đích sử dụng của chi phí (sản xuất, quản lý, bán hàng…)
- Tính chất của chi phí (nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao, lãi vay…)
- Kỳ kế toán mà chi phí phát sinh
Dựa trên các căn cứ này, doanh nghiệp sẽ định khoản chi phí vào các đối tượng kế toán phù hợp.
Ví dụ:
- Chi phí nguyên vật liệu sản xuất: Định khoản vào Chi phí sản xuất
- Chi phí tiền lương nhân viên văn phòng: Định khoản vào Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí khấu hao xe ô tô bán hàng: Định khoản vào Chi phí bán hàng
Định khoản doanh thu
Doanh thu được định khoản dựa trên các căn cứ sau:
- Loại hình hoạt động kinh doanh (bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản…)
- Điều kiện ghi nhận doanh thu (chuyển giao quyền sở hữu, hoàn thành dịch vụ…)
- Kỳ kế toán mà doanh thu phát sinh
Ví dụ:
- Doanh thu bán hàng: Định khoản vào Doanh thu bán hàng
- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Định khoản vào Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Doanh thu cho thuê tài sản: Định khoản vào Doanh thu hoạt động tài chính
Định khoản tài sản
Các tài sản được định khoản dựa trên:
- Tính chất, mục đích sử dụng của tài sản (tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, tài sản cố định…)
- Quyền sở hữu và kiểm soát tài sản (tài sản của doanh nghiệp, tài sản thuê, tài sản gửi bán hộ…)
Ví dụ:
- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Định khoản vào Tiền và các khoản tương đương tiền
- Xe ô tô dùng trong sản xuất: Định khoản vào Tài sản cố định hữu hình
- Hàng hóa mua để bán: Định khoản vào Hàng tồn kho
Định khoản nợ phải trả
Nợ phải trả được định khoản dựa trên:
- Tính chất của khoản nợ (vay ngắn hạn, vay dài hạn, phải trả người bán…)
- Thời gian đến hạn thanh toán (nợ ngắn hạn, nợ dài hạn)
- Đối tượng phải trả (phải trả cho nhà cung cấp, phải trả cho người lao động…)
Ví dụ:
- Vay ngân hàng có thời hạn dưới 1 năm: Định khoản vào Vay và nợ ngắn hạn
- Tiền phải trả cho nhà cung cấp: Định khoản vào Phải trả người bán ngắn hạn
- Vay ngân hàng có thời hạn trên 1 năm: Định khoản vào Vay và nợ dài hạn
Lưu ý khi áp dụng định khoản kế toán
- Tuân thủ các quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần nắm vững và tuân thủ đầy đủ các quy định về định khoản trong Luật Kế toán, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Chế độ Kế toán Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật có liên quan.
- Đảm bảo tính nhất định và chính xác: Khi định khoản kế toán, doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất định và chính xác của thông tin. Việc ghi nhận sai có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính không đúng, ảnh hưởng đến quyết định quản lý và đầu tư của doanh nghiệp.
- Kiểm soát nội bộ: Để đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong định khoản kế toán, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp kiểm soát nội bộ, bao gồm việc phân chia rõ ràng trách nhiệm, kiểm tra định kỳ và độc lập giữa các bộ phận.
- Sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ: Để tăng cường hiệu quả và chính xác trong định khoản kế toán, doanh nghiệp nên sử dụng các hệ thống phần mềm kế toán hiện đại. Điều này giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên: Để đảm bảo quy trình định khoản kế toán diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên liên quan. Nhân viên cần được cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện đúng quy trình định khoản.
- Xem xét và điều chỉnh định khoản định kỳ: Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và điều chỉnh định khoản kế toán theo yêu cầu của quản lý, pháp luật và thực tiễn kinh doanh. Việc này giúp đảm bảo sự phù hợp và linh hoạt trong quản lý tài chính.
Xem thêm: Kế Toán Công Nợ Là Gì? Tìm Hiểu Chi Tiết Về Kế Toán Công Nợ
Hệ thống phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán
Để hỗ trợ cho quá trình định khoản kế toán trở nên hiệu quả và chính xác, các doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống phần mềm kế toán phổ biến trên thị trường. Dưới đây là một số hệ thống phần mềm phổ biến mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:
MISA
- Ưu điểm: Phần mềm dễ sử dụng, đa chức năng, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán.
- Nhược điểm: Chi phí sử dụng khá cao, đòi hỏi cấu hình máy tính tương đối mạnh.
Fast Accounting
- Ưu điểm: Giao diện thân thiện, tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Có thể gặp sự cố khi cập nhật phiên bản mới, hạn chế trong việc tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
BKAV Accounting
- Ưu điểm: Phần mềm an toàn, bảo mật cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ.
- Nhược điểm: Giao diện không thân thiện, đòi hỏi thời gian để làm quen và sử dụng hiệu quả.
FPT iKiosk
- Ưu điểm: Tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ đào tạo trực tuyến cho người dùng.
- Nhược điểm: Chi phí sử dụng cao, cần kết nối internet liên tục để sử dụng.
Việc lựa chọn hệ thống phần mềm hỗ trợ định khoản kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
Tài liệu tham khảo về định khoản kế toán
Để hiểu rõ hơn về quy trình định khoản kế toán và các nguyên tắc áp dụng, các doanh nghiệp có thể tham khảo các tài liệu sau:
- Luật Kế toán: Quy định cơ bản về kế toán, định khoản và báo cáo tài chính.
- Chuẩn mực Kế toán Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết về các nguyên tắc và phương pháp kế toán áp dụng tại Việt Nam.
- Công văn, thông tư, quyết định của Bộ Tài chính: Cập nhật các thông tin mới nhất về định khoản kế toán và quản lý tài chính.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán: Hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng hệ thống phần mềm kế toán để định khoản một cách chính xác.
Việc tham khảo các tài liệu trên sẽ giúp doanh nghiệp nắm vững quy trình định khoản kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Xem thêm các khóa học Kế Toán Thực Hành tại đây