Kế toán công nợ là gì?
Định nghĩa kế toán công nợ
Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản nợ của doanh nghiệp, có thể là giao dịch mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc giao dịch mà doanh nghiệp được thanh toán.
Công việc của kế toán công nợ bao gồm ghi chép thông tin giao dịch, theo dõi công nợ, xác nhận thông tin, phân loại công nợ, và chuẩn bị báo cáo tình hình công nợ.
Đối với các đơn vị hoạt động vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp thường sẽ đảm nhận luôn nhiệm vụ theo dõi công nợ, còn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ có một chức danh riêng cho vị trí này.
Kế toán công nợ tiếng Anh là gì?
Kế toán công nợ tiếng Anh là Accounting Liabilities. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số thuật ngữ chuyên ngành kế toán dưới đây:
- Accountant: Ngành kế toán
- Account: Nhân viên kế toán
- Auditing account: Kiểm toán công nợ
- Debt Accounting: Hạch toán công nợ
- Debt comparison: Đối chiếu công nợ
- Debt confirmation: Xác nhận công nợ
- Debt report: Báo cáo công nợ
- Recover public debts: Thu hồi công nợ
- Clearing debt: Cấn trừ công nợ
- Outstanding debt: Nợ quá hạn
Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Tối ưu hóa dòng tiền
Đối với công nợ phải trả, kế toán công nợ giúp doanh nghiệp xác định rằng doanh nghiệp đã có đủ nguồn lực tài chính để thanh toán nợ khi đến hạn hay chưa, liệu có cần tăng cường nguồn lực tài chính để thanh toán đúng hạn hay không.
Đối với công nợ phải thu, kế toán công nợ giúp làm rõ nguồn thu nhập và chi phí của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn chặn tình trạng nợ xấu và tối ưu hóa việc thu hồi nợ.
Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm phù hợp để thu tiền và thanh toán nợ, từ đó giảm thiểu rủi ro về dòng tiền, duy trì sự ổn định trong quản trị tài chính, tăng khả năng dự đoán và ứng phó với các thách thức của thị trường. Vai trò này của kế toán công nợ càng quan trọng hơn khi doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh tế biến động.
Tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật
Kế toán công nợ là đầu mối của doanh nghiệp hiểu rõ và tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán quốc tế như GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), IFRS (International Financial Reporting Standards), chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), và các quy định tại Việt Nam như Thông tư 200 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Luật Kế toán,…
Các quy định có liên quan về thuế, thanh toán và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp cũng được thực thi một phần bởi kế toán công nợ, giúp đảm bảo các quy trình và hồ sơ liên quan đều tuân thủ đúng pháp luật, từ đó giảm rủi ro phạt và kiện tụng.
Kế toán công nợ cũng là người thường xuyên cập nhật với các thay đổi về pháp luật và chuẩn mực kế toán, để tham gia vào việc điều chỉnh quy trình và hệ thống kế toán nội bộ trong doanh nghiệp.
Tham gia quá trình quyết toán M&A
Không chỉ đóng vai trò trong việc quản lý nghĩa vụ thanh toán hàng ngày của doanh nghiệp, kế toán công nợ còn hỗ trợ quá trình quyết toán mua bán và sáp nhập (M&A) diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả.
Ví dụ, khi một doanh nghiệp thực hiện quyết toán mua lại một công ty khác, kế toán công nợ có thể được yêu cầu kiểm tra và đánh giá các khoản nợ của công ty mục tiêu. Điều này bao gồm việc xác định tính hợp lý của các điều khoản thanh toán, đánh giá rủi ro tài chính liên quan đến các nghĩa vụ thanh toán, và đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều được ghi chép và báo cáo đúng cách.
Kế toán công nợ cũng có thể hỗ trợ trong việc tích hợp dữ liệu từ hai doanh nghiệp khác nhau sau quá trình sáp nhập, để đảm bảo tính nhất quán giữa các hệ thống của hai bên, tránh thiếu sót dữ liệu kế toán.
Công việc của kế toán công nợ là gì?
Các công việc của kế toán công nợ chủ yếu liên quan tới việc quản lý công nợ và nợ xấu. Cụ thể như sau:
- Kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi
- Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền
- Gửi chứng từ như phiếu thu, chi đến những bộ phận có liên quan
- Giám sát và theo dõi những những khoản tạm ứng của nội bộ công ty
- In báo cáo quỹ và sổ tiền mặt
- Đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
- Lập chiếu nộp ngân sách – ngân hàng
- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự…
- Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán
- Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng và lập lịch thanh toán công nợ của khách hàng
- Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ
- Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty thẽo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất hoặc là định kỳ theo yêu cầu của cấp trên
- Thu chi tiền mặt hoặc tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với số dư tiền mặt…
- Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…
Kỹ năng cần thiết để làm tốt công việc kế toán công nợ là gì?
Sắp xếp, tổ chức tốt
Kế toán công nợ là những người quan trọng. Như đã thấy ở phần công việc của kế toán công nợ là gì, bạn có thể thấy họ quản lý rất nhiều trách nhiệm, có nghĩa là họ thường khá bận rộn.
Để làm tốt kế toán công nợ, bạn cần phải có một hệ thống để theo dõi những trách nhiệm đó – chẳng hạn như khách hàng nào bạn cần thu hồi nợ, khách hàng nào cần phải thanh toán nợ, có thời hạn nào bạn cần đáp ứng – để đảm bảo rằng bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình với khả năng tốt nhất.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như lịch, sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, bảng lập kế hoạch ngày, ghi chú được đánh dấu màu, cũng như các ứng dụng và chương trình được thiết kế để giúp bạn luôn sắp xếp tốt mọi thứ trong ngắn và dài hạn.
Khả năng thích ứng
Ngành kế toán rất năng động, vì vậy những kế toán công nợ có khả năng thích ứng nhanh và dễ dàng là một lợi thế đặc biệt.
Ngoài việc làm tăng hiệu quả công việc, nhân viên kế toán công nợ dễ thích ứng có nhiều khả năng học hỏi và phát triển trong sự nghiệp hơn bởi vì họ xem mỗi thử thách mới là cơ hội để học hỏi và kiểm tra kỹ năng của họ.
Giao tiếp
Bất kể bạn làm việc ở đâu, công việc của bạn yêu cầu gì hay bạn làm việc với ai, kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ đều vô cùng quý giá. Khả năng giao tiếp tốt bằng văn bản và lời nói sẽ giúp bạn có được công việc, làm việc nhóm với đồng nghiệp, tương tác với khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp tốt cũng sẽ hữu ích cho việc kết nối. Cho dù bạn phải tham dự cuộc họp để thu nợ hay thuyết phục để gia hạn thời điểm trả nợ thì việc có mối quan hệ sẽ giúp kế toán công nợ đạt được mục tiêu của mình.
Chú ý đến chi tiết
Kế toán công nợ phải chú ý đến những chi tiết nhỏ. Họ phải tiếp xúc với rất nhiều dữ liệu để phân tích và diễn giải. Điều này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết để tránh phạm sai lầm.
Công nghệ thông tin
Các công việc kế toán, bao gồm kế toán công nợ thường yêu cầu kiến thức về nhiều loại phần mềm và hệ thống máy tính. Ví dụ, một kế toán có thể cần sử dụng các hệ thống phần mềm liên quan đến tài chính (như QuickBooks), hoặc các kỹ năng Excel nhất định…
Kế toán công nợ phải thu
Nợ phải thu là gì?
Nợ phải thu là khoản nợ mà khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp nhưng thực hiện thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần. Ngoài ra, các khoản phải thu này còn được xem là tài sản lưu động, vì doanh nghiệp có thể dùng nó làm tài sản thế chấp nhằm đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ vay ngắn hạn.
Các khoản nợ phải thu phát sinh của doanh nghiệp bao gồm:
– Các khoản nợ phải thu khi khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ nhưng họ chưa thực hiện thanh toán.
– Các khoản nợ phải thu trong nội bộ: là các khoản doanh nghiệp phải thu khi phát sinh quan hệ tài chính, thương mại với các cấp dưới hoặc với các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp.
– Các khoản nợ phải thu khác như: tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu về do cá nhân, tập thể đã được xử lý bồi thường,…
Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu
– Hạch toán chi tiết cho từng khoản nợ phải thu cũng như những lần thanh toán.
– Thực hiện đôn đốc và thu hồi nợ nhanh chóng để tránh tình trạng doanh nghiệp bị chiếm vốn hoặc nợ xấu.
– Lập các chứng từ hợp lệ để ghi nhận các trường hợp khách hàng thực hiện thanh toán bằng cách đổi hàng, bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc xử lý những khoản nợ xấu bằng hàng hóa.
– Xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản với những khoản công nợ lâu hoặc những khoản nợ khó đòi.
Những yêu cầu đối với nhân viên kế toán công nợ
Dù ở bất kỳ công ty thuộc loại hình, quy mô nào, việc hiểu bản chất kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho người làm kế toán có cách tiếp cận đúng và hoàn thành tốt công việc được giao.
Đây là một vị trí quan trọng, yêu cầu người làm kế toán phải có kiến thức chuyên môn sâu, rộng cũng như thành thạo nhiều kỹ năng công việc. Để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị những kỹ năng, kiến thức sau:
Kỹ năng cứng:
- Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế toán công nợ, đặc biệt là các kiến thức liên quan đến các nội dung, khoản mục công nợ;
- Các kiến thức về Hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, khuyến mại,…
- Các kiến thức về Thuế bao gồm: thuế GTGT; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất, nhập khẩu…
Trang bị kiến thức về Pháp luật, Hợp đồng kinh tế, các kiến thức chung về Tài chính, ngân hàng.
Kỹ năng mềm:
- Kỹ năng giao tiếp
- Các kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu
- Kỹ năng lên kế hoạch, quản lý thời gian…
Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán công nợ :
- Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
- Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
- Kết nối: Tổng cục thuế, Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
- Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.
Xem thêm các khóa học Kế Toán Thực Hành tại đây