Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng tất yếu. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn góp phần xây dựng một nền kinh tế số hiện đại, minh bạch. Việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử cũng đã được Chính phủ Việt Nam có những quy định cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu chi tiết về các tình huống liên quan đến phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Định nghĩa hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, phát hành, nhận, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn này có đầy đủ các nội dung, thông tin theo quy định của pháp luật và được ký số để bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn.
Vai trò của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa hoạt động kinh doanh, góp phần xây dựng nền kinh tế số. Cụ thể:
- Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, lưu trữ, quản lý hóa đơn.
- Tăng tính minh bạch, dễ dàng kiểm soát, quản lý hoạt động kinh doanh.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan.
- Góp phần bảo vệ môi trường thông qua việc giảm sử dụng giấy tờ.
Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được quy định và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, hóa đơn điện tử phải được ký số để bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của thông tin.
Theo quy định, hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được sử dụng làm căn cứ để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, kế toán và thanh toán. Hóa đơn điện tử có thể được in ra giấy để lưu trữ và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Điều kiện để hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Để có đầy đủ giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Được khởi tạo, phát hành và lưu trữ trên hệ thống công nghệ thông tin theo quy định.
- Có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
- Được ký số bởi người có thẩm quyền.
- Được lưu trữ đầy đủ theo quy định.
Các trường hợp được coi là hóa đơn điện tử hợp lệ
Ngoài các điều kiện nêu trên, hóa đơn điện tử cũng được coi là hợp lệ trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống của người bán.
- Hóa đơn điện tử được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống của người mua.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?
Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn.
- Đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật thông tin của người mua và người bán.
- Đảm bảo khả năng truy xuất, kiểm soát, quản lý hóa đơn.
- Đảm bảo tính liên tục, an toàn, ổn định của hệ thống.
Trách nhiệm của các bên liên quan
Người bán, người mua và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các trách nhiệm sau:
- Người bán: Ký số, lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
- Người mua: Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ: Đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, an toàn, an ninh thông tin.
Trách nhiệm của cơ quan nhà nước
Cơ quan nhà nước có trách nhiệm:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Xử lý vi phạm trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định.
- Bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Người bán hàng hóa, dịch vụ cần đáp ứng những điều kiện gì khi khởi tạo hóa đơn điện tử?
Điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Người bán hàng hóa, dịch vụ phải có:
- Hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm để khởi tạo, phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Giải pháp ký số, chứng thực chữ ký số để ký hóa đơn điện tử.
- Hệ thống lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử theo quy định.
Điều kiện về tuân thủ pháp luật
Người bán hàng hóa, dịch vụ phải:
- Thực hiện đúng quy định về khởi tạo, lập, ký, gửi, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đăng ký, thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua khi có yêu cầu.
Điều kiện về năng lực, nhân sự
Người bán hàng hóa, dịch vụ cần có:
- Nhân sự được đào tạo, có kiến thức về quy định, kỹ năng sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử.
- Quy trình, quy chế nội bộ về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều gì?
Điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có:
- Hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm đáp ứng yêu cầu về khởi tạo, phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Giải pháp ký số, chứng thực chữ ký số để ký hóa đơn điện tử.
- Hệ thống lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử theo quy định.
- Hệ thống bảo mật, an toàn thông tin để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Điều kiện về tuân thủ pháp luật
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải:
- Tuân thủ các quy định về khởi tạo, phát hành, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đăng ký, thông báo cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua khi có yêu cầu.
Điều kiện về năng lực, nhân sự
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có:
- Nhân sự được đào tạo, có kiến thức về quy định, kỹ năng vận hành hệ thống hóa đơn điện tử.
- Quy trình, quy chế nội bộ về quản lý, vận hành hệ thống hóa đơn điện tử.
- Dịch vụ hỗ trợ, tư vấn về hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Hóa đơn điện tử cần chứa những nội dung gì?
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo quy định, hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
- Tên, mã số thuế của người bán.
- Tên, mã số thuế của người mua (trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng giá thanh toán.
- Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Ký hiệu, số hóa đơn.
Các nội dung tùy chọn
Ngoài các nội dung bắt buộc, hóa đơn điện tử có thể bổ sung các nội dung tùy chọn như:
- Địa chỉ, số điện thoại của người bán, người mua.
- Hình ảnh, tem, nhãn mác hàng hóa.
- Mã vạch, mã QR.
- Ghi chú.
Lưu ý về nội dung hóa đơn điện tử
- Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng.
- Ký hiệu, số hóa đơn phải duy nhất, không trùng lặp.
- Nội dung không được sửa chữa, tẩy xóa.
Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?
Định nghĩa khởi tạo hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử là quá trình tạo lập các thông tin, nội dung hóa đơn điện tử trên hệ thống công nghệ thông tin của người bán. Quá trình này bao gồm các bước như nhập thông tin, ký số, lưu trữ.
Trách nhiệm của người bán khi khởi tạo hóa đơn điện tử
Khi khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán phải:
- Nhập đầy đủ, chính xác các nội dung bắt buộc theo quy định.
- Ký số hóa đơn điện tử bằng chứng thư số hợp lệ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
Lưu ý khi khởi tạo hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử chỉ được khởi tạo sau khi giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Nội dung hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa sau khi đã khởi tạo.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng quy định về thời gian và hình thức lưu trữ.
Việc phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng được quy định như thế nào?
Quy định về việc phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng
Theo quy định, người bán hàng hóa, dịch vụ có thể phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng trong các trường hợp sau:
- Khi hàng hóa, dịch vụ được giao cho người mua trước khi phát hành hóa đơn.
- Khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp theo định kỳ hoặc theo hợp đồng.
- Khi hàng hóa, dịch vụ được cung cấp qua mạng internet.
Trách nhiệm của người bán khi phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng
Khi phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng, người bán phải:
- Đảm bảo thông tin trên hóa đơn điện tử chính xác, đầy đủ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
- Cung cấp hóa đơn điện tử cho người mua khi có yêu cầu.
Lưu ý khi phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng
- Hóa đơn điện tử phải được phát hành trước khi hàng hóa, dịch vụ được sử dụng.
- Người mua có quyền yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử ngay sau khi giao hàng, cung cấp dịch vụ.
Tổ chức kinh doanh có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau không?
Tổ chức kinh doanh có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và quy định của pháp luật. Các hình thức hóa đơn phổ biến bao gồm:
- Hóa đơn giấy: Đây là hình thức hóa đơn truyền thống được in trên giấy và sử dụng con dấu của tổ chức, doanh nghiệp để xác nhận tính chính thức.
- Hóa đơn điện tử: Hình thức hóa đơn sử dụng công nghệ số để tạo lập, phát hành và lưu trữ thông tin. Hóa đơn điện tử được chứng thực bằng chữ ký số, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.
- Hóa đơn điện tử kèm theo hóa đơn giấy: Trong trường hợp cần, tổ chức kinh doanh có thể sử dụng cả hai hình thức hóa đơn để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định của pháp luật.
- Hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động: Với sự phát triển của công nghệ, một số tổ chức kinh doanh cũng sử dụng hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động để tiện lợi và linh hoạt trong quản lý.
Xem thêm các khóa học Kế Toán Thực Hành tại đây
Các địa chỉ và thông tin liên hệ :
Xem thêm: Các tin tức về khóa học kế toán