Hướng Dẫn Cách Lập Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng và Hóa Đơn Bán Hàng

Hai loại hóa đơn này đều phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng loại không giống nhau. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT đều lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Việc phân biệt chúng rất quan trọng đối với kế toán để công tác kê khai, hoạch toán cho doanh nghiệp hiệu quả.

Nguyên tắc lập hoá đơn

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.

b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.

c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn:

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”:

• Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.
• Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”:

• Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”.

e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn:

• Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Tại sao việc lập hóa đơn quan trọng đối với doanh nghiệp?

Lập hóa đơn không chỉ là một quy trình pháp lý mà còn là một phần quan trọng của quản lý tài chính trong mọi doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra hóa đơn chính xác và đầy đủ thông tin, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quan hệ với khách hàng và đối tác.

Các loại hóa đơn phổ biến

1. Hóa đơn bán hàng (HDBH): Được sử dụng khi doanh nghiệp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Thông tin cần thiết trên hóa đơn bán hàng bao gồm thông tin về người mua, ngày giao hàng, mô tả chi tiết của hàng hoá hoặc dịch vụ, đơn giá và tổng thành tiền.
2. Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn phát sinh sau khi doanh nghiệp đã lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn GTGT chứa thông tin về số thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà người mua phải thanh toán, bao gồm cả tỷ lệ thuế và số tiền cụ thể.

Nguyên tắc quan trọng khi lập hóa đơn

1. Tính chính xác và đầy đủ: Tất cả các thông tin cần thiết như thông tin về người mua và người bán, mô tả hàng hoá hoặc dịch vụ, giá cả, và số thuế phải được cung cấp đầy đủ và chính xác trên hóa đơn.
2. Tuân thủ quy định pháp lý: Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định và hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về việc lập hóa đơn, bao gồm cả việc thực hiện các biểu mẫu và quy trình liên quan.
3. Minh bạch và dễ dàng kiểm tra: Hóa đơn phải được lập một cách rõ ràng và dễ đọc, giúp cho việc kiểm tra và rà soát trở nên dễ dàng hơn.

Tổng kết

Việc lập hóa đơn là một phần không thể thiếu của quản lý tài chính trong mọi doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và quy định cụ thể, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch.

Các địa chỉ và thông tin liên hệ :

Xem thêm: Các tin tức về khóa học kế toán