Lập Báo cáo tài chính là công việc quen thuộc với mỗi kế toán, nhưng không phải ai cũng nắm được cách làm Báo cáo tài chính một cách chính xác, hiệu quả cũng như hạn chế tối đa rủi ro sai sót…. Qua bài viết, MISA AMIS hy vọng chia sẻ với các bạn những bước cơ bản cần thiết giúp các bạn hình dung được quá trình ghi sổ sách kế toán và lên Báo cáo tài chính năm.
Báo cáo tài chính là tập hợp các thông tin kinh tế được trình bày theo mẫu quy định, cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh, dòng lưu chuyển tiền của doanh nghiệp.
1. Một số quy định chung về lập báo cáo tài chính
1.1. Quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính
– Về thời hạn nộp báo cáo tài chính, căn cứ vào Khoản 3 Điều 29 Luật kế toán 2015:
+ Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Báo cáo tài chính năm của Doanh nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
+ Đối với Doanh nghiệp nhà nước sẽ có quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính theo quý và theo năm riêng.
1.2. Quy định cần tuân thủ khi lập báo cáo tài chính
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà quy định lập báo cáo tài chính sẽ khác nhau, cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ: Căn cứ theo các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì chế độ kế toán cho các doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ được áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ): được áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
- Doanh nghiệp có quy mô lớn:Riêng đối các doanh nghiệp lớn sẽ áp dụng nộp Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC..
2. Hướng dẫn cách lập Báo cáo tài chính năm chi tiết
Sản phẩm đầu ra của kế toán là các Báo cáo kế toán, trong đó Báo cáo tài chính là một trong những bộ báo cáo quan trọng nhất.
Những công ty có quy mô nhỏ thường chỉ có 1 hoặc 2 kế toán sẽ cùng làm các công việc từ chi tiết đến tổng hợp và cuối năm họ cũng là người lên BCTC. Những công ty lớn hơn có thể có các kế toán viên làm các phần hành chi tiết và kế toán tổng hợp lên BCTC.
Lập BCTC là một quá trình từ chi tiết đến tổng hợp, kế toán cần sắp xếp thời gian để thực hiện. Bên cạnh các báo cáo thuế hàng tháng/quý phải nộp trong năm, các bạn nên cập nhật hạch toán lên phần mềm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Nhất là các công ty vừa và nhỏ, các bạn thường để cuối năm mới hạch toán sổ sách cả năm một lần, điều đó dễ dẫn đến thiếu sót, không xử lý kịp thời…
Các doanh nghiệp có thể thực hiện các bước lập báo cáo tài chính như sau đảm bảo đúng nguyên tắc lập báo cáo tài chính theo quy định pháp luật
Bước 1: Sắp xếp những chứng từ kế toán
Để có thể lập báo cáo tài chính, trước tiên kế toán viên cần sắp xếp các chứng từ kế toán cẩn thận và chi tiết theo đúng trình tự thời gian. Điều này sẽ giúp cho việc kiểm tra và kê khai báo cáo được thuận lợi và dễ dàng hơn.
Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Dựa trên các chứng từ kế toán đã được sắp xếp một cách cẩn thận, kế toán viên cần thực hiện việc kiểm tra và hoàn thiện các chứng từ này nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật về công tác kế toán và thuế.
Bước 3: Phân loại các nghiệp vụ phát sinh theo tháng, quý
Để kê khai được bản báo cáo tài chính năm một cách chuẩn xác, trước đó kế toán viên cũng cần phân loại rõ ràng các nghiệp vụ phát sinh như: Phân loại các chi phí trả trước, chi phí khấu hao,…
Bước 4: Rà soát và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo từng nhóm tài khoản
Kế toán viên có thể thực hiện rà soát các nghiệp vụ theo các nhóm tài khoản như sau:
- Rà soát nhóm hàng tồn kho: Kiểm tra xem số lượng hàng tồn kho có bị âm hay không. Trường hợp âm thì tìm hiểu rõ nguyên nhân và điều chỉnh lại cho hợp lý. Kế toán viên cần áp dụng chạy giá vốn theo phương pháp tính hàng tồn kho đã đăng ký.
- Rà soát nhóm công nợ phải thu và phải trả: Đối chiếu lại với khách hàng thông qua biên bản đối chiếu công nợ vào cuối năm rồi tiến hành rà soát, kiểm tra các phát sinh bên Nợ và bên Có để phản ánh đúng nghiệp vụ, tính toán được các rủi ro công nợ cũng như công nợ về thuế có thể xảy ra.
- Rà soát các khoản đầu tư: Kiểm tra cẩn thận lại các hồ sơ đầu tư, phân tích rõ bản chất, phương pháp hạch toán rồi thực hiện cân đối chứng từ để có thẻ ghi nhận đầu tư, phản ánh đúng hiệu quả đầu tư thông qua biên bản họp và những tài liệu, báo cáo tài chính bên nhận đầu tư đã cung cấp.
- Rà soát các khoản chi phí trả trước: Kiểm tra các khoản chi phí trả trước để xem việc kê khai đã phản ánh đúng thực tế hay chưa.
- Rà soát tài sản cố định: Kiểm tra, tính toán về mặt nguyên giá, thời gian sử dụng, nguyên tắc ghi nhận và phân bổ khấu hao theo đúng quy định của Thông tư số 45/2013/TT-BTC, Thông tư số 28/2017/TT-BTC. Ngoài ra, khi thực hiện rà soát tài sản cố định, cũng cần lưu ý các quy định của Thông tư số 151/2014/TT-BTC về nguyên tắc khấu trừ thuế Giá trị gia tăng và chi phí không được trừ tính thuế Thu nhập doanh nghiệp đối với xe ô tô chở người từ 09 chỗ ngồi trở xuống.
- Rà soát doanh thu: Kiểm tra doanh thu theo từng sản phẩm đã được phản ánh theo giá thị trường hay chưa, biến động của giá bán và nguyên nhân biến động để đưa ra những quy định phù hợp.
- Rà soát giá vốn: Kiểm tra và đồng thời đảm bảo giá vốn của từng mã hàng hóa, dịch vụ được phản ánh chính xác. Mức độ chính xác này thể hiện thông qua lãi gộp.
- Rà soát chi phí quản lý: Kiểm tra và đảm bảo tính hợp lý của hồ sơ, tỷ lệ chi phí trên mức doanh thu, các tài khoản, ghi nhận chi phí được phản ánh đúng với thực tế và phù hợp với nguyên tắc kế toán.
Bước 5: Bút toán tổng hợp và kết chuyển
Sau khi đã thực hiện việc rà soát kỹ các số liệu cần thiết, kế toán viên sẽ tiến hành thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, kết chuyển lỗ, lãi và đồng thời đảm bảo các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không có số dư cuối kỳ.
Bước 6: Lập báo cáo tài chính trên phần mềm HTKK
Sau khi đã tiến hành rà soát và tổng hợp hết tất cả các số liệu cần thiết, kế toán viên sẽ lập báo cáo tài chính năm trên phần mềm HTKK để hoàn tất kê khai Báo cáo tài chính.
Quy định về báo cáo tài chính
Thời hạn nộp báo cáo tài chính
– Thời hạn chậm nhất để doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
– Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế với các doanh nghiệp chia tách, hợp nhất, sáp nhập,… chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện chia tách, sáp nhập….
Mức phạt khi nộp chậm hoặc lập sai báo cáo tài chính
Vi phạm về tài khoản kế toán
Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với các hành vi dưới đây:
- Hạch toán không đúng nội dung
- Sửa đổi nội dung, phương pháp hạch toán hoặc mở thêm tài khoản kế toán mà chưa được Bộ Tài chính chấp thuận.
- Không thực hiện đúng hệ thống tài khoản kế toán đã được ban hành.
Với 2 trường hợp đầu tiên, mức phạt trên chỉ áp dụng với cá nhân vi phạm. Trường hợp tập thể vi phạm thì sẽ bị phạt tiền gấp đôi.
Vi phạm về lập và trình bày báo cáo tài chính
Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với các hành vi:
- Lập BCTC không đầy đủ hoặc không đúng quy định.
- BCTC thiếu chữ ký.
- Trường hợp tập thể vi phạm sẽ bị phạt tiền gấp đôi.
Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng với các hành vi:
- Lập không đầy đủ BCTC.
- Áp dụng mẫu báo cáo tài chính khác so với quy định chuẩn mực và chế độ kế toán.
Phạt tiền từ 20-30 triệu đồng với các hành vi sau:
- Không lập BCTC theo quy định
- Lập BCTC không đúng với số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán.
- Lập và trình bày BCTC không tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán.
Phạt tiền từ 30-40 triệu đồng với các hành vi sau:
- Giả mạo BCTC, khai man số liệu nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự.
- Thỏa thuận hoặc thực hiện ép buộc người khác giả mạo BCTC, khai man số liệu trên BCTC nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Cố ý hoặc thỏa thuận với người khác nhằm cung cấp, xác nhận thông tin, số liệu sai sự thật nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Ngoài ra, phạt tiền từ 5-10 triệu đồng với các trường hợp sau:
- Không lập BCTC hoặc lập không đầy đủ nội dung
- Lập và trình bày BCTC không rõ ràng, nhất quán.
- Nộp BCTC, báo cáo quyết toán cho Cơ quan nhà nước chậm từ 1-3 tháng.
- Công khai BCTC không đầy đủ nội dung.
- Công khai BCTC chậm từ 1-3 tháng
- Hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán.
- Sửa nội dung, phương pháp hạch toán của tài khoản kế toán mà không được Bộ tài chính chấp thuận.
Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng với các hành vi:
- Không áp dụng đúng hệ thống tài khoản cho lĩnh vực của đơn vị.
- Không thực hiện đúng hệ thống tài khoản đã được chấp thuận.
- Phạt tiền từ 20-30 triệu đồng với các hành vi:
- Nộp BCTC chậm quá 3 tháng.
- Lập BCTC không chính xác.
- Giả mạo BCTC, khai man số liệu.
- Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo BCTC.
- Cố ý thỏa thuận hoặc ép buộc người khác cung cấp, xác nhận thông tin sai sự thật
- Công khai BCTC chậm quá 3 tháng.
- Sai thông tin, số liệu trên BCTC.
- Nộp BCTC không đính kèm báo cáo kiểm toán khi cần thiết.
Như vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo nộp hệ thống báo cáo tài chính đủ, chính xác và đúng thời hạn. Phần mềm kế toán ra đời giúp doanh nghiệp đáp ứng một phần các yêu cầu này như cung cấp hệ thống báo cáo tài chính đủ theo mẫu quy định tại thông tư.
Xem thêm các khóa học Kế Toán Thực Hành tại đây