Để soạn thảo văn bản nhanh yêu cầu bạn cần phải biết cách gõ bàn phím nhanh, đây là một trong những thao tác không khó, Dưới đây kế toán hà nội sẽ hướng dẫn cách soạn thảo văn bản sao cho nhanh và hiệu quả nhất.

soạn thảo văn bản

Trước hết bạn cần nắm bắt các quy tắc sau khi soạn thảo văn bản:

- Khi soạn thảo văn bản để gõ được tiếng việt nhanh nhất, bạn hãy chọn kiểu gõ TELEX, vì đây là kiểu gõ bạn không phải di chuyển tay lên hàng cao trên cùng của bàn phím để gõ dấu. Vì vậy, tốc độ gõ phím của bạn sẽ nhanh nhất.

- Khi soạn thảo văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng: Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

- Khi soạn thảo văn bản cần chú ý giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề. Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

- Khi soạn thảo văn bản Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của quy tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:

Hôm nay , bực mình quá !

Hôm nay,bực mình quá

Hôm nay ,bực mình quá!

Đúng:

Hôm nay, bực mình quá!

- Khi soạn thảo văn bản các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Trên là những hướng dẫn cơ bản về soạn thảo văn bản cho các bạn, ngoài ra chúng tôi xin được chia sẻ một số kỹ năng bạn cần nhớ khi soạn thảo văn bản trên word, và excel đặc biết là các bạn mới đi làm kế toán excel hay văn phòng cần lưu ý:

- Ngồi thẳng và phải luôn giữ cho lưng của bạn được thẳng.

- Luôn giữ cho khủy tay bẻ cong ở góc bên phải

- Giữ cho đầu hơi nghiêng về phía trước khi ngồi trước màn hình máy tính

- Giữ khoảng cách vị trí trong khoảng từ 40 tới 75 cm so với màn hình máy tính

- Cổ tay giữ chạm vào ngay mép của máy tính ở phía trước bàn phím

- Cố gắng đừng nhìn xuống bàn phím, mà hãy tưởng tượng ra các vị trí của phím đó đầu ngón tay và nhấn xuống, nếu nhấn sai thì nhấn lại

- Nên dùng các chương trình tập gõ hoặc game gõ chữ để nâng cao khả năng gõ phím của mình như bên dưới.

- Bây giờ bạn đã nắm vũng được các nguyên tắc đánh máy 10 ngón, hãy nhấn vào bài thực hành bên dưới để tập gõ ngay

Chúc các bạn thành công !

 

Các bài viết mới

Không có tin nào

Các tin cũ hơn